Prezenta Politică de Retenție și Ștergere a Datelor stabilește regulile aplicabile păstrării și ștergerii datelor cu caracter personal și a datelor asociate conturilor, contractelor, comenzilor, produselor și serviciilor utilizate în cadrul ecosistemului DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®, prin:
dincolodeneputinta.ro, website și Platformă operate contractual de NOOBZ ADVERTISING SRL;
shop.dincolodeneputinta.ro, Shop operat contractual de SELF CONNECTION SRL.
Prezenta Politică este un document comun celor două domenii, fără ca aceasta să modifice calitatea de operator și responsabilitățile fiecărei societăți pentru prelucrările realizate în legătură cu domeniul, produsele și serviciile pe care le operează.
Politica completează Politica de Confidențialitate aplicabilă Platformei, Politica de Confidențialitate aplicabilă Shop-ului, Termenii și Condițiile Platformei, Termenii și Condițiile Shop-ului, Politica Abonamentelor, Politica de Retragere, Politica de Cookies, Cadrul General de Siguranță și celelalte documente aplicabile.
Scopul acestei Politici este de a explica în mod transparent:
ce categorii de date pot fi păstrate;
pentru ce perioade sau potrivit căror criterii sunt stabilite perioadele de păstrare;
de la ce moment se calculează perioadele relevante;
ce se întâmplă cu datele asociate Platformei după expirarea Abonamentului;
ce se întâmplă dacă Membrul reactivează Abonamentul;
cum sunt gestionate datele aferente comenzilor, produselor și serviciilor din Shop;
cum funcționează ștergerea voluntară;
ce se întâmplă cu răspunsurile din Spațiul Privat;
ce date pot fi păstrate în continuare din motive legale;
ce se întâmplă cu datele existente în copiile de siguranță.
1. OPERATORII DATELOR
În cadrul ecosistemului DINCOLO DE NEPUTINȚĂ® există doi operatori, în funcție de domeniul, produsul sau serviciul în legătură cu care sunt prelucrate datele.
1.1. dincolodeneputinta.ro
Pentru prelucrările realizate în legătură cu dincolodeneputinta.ro, Platforma și Abonamentele DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®, operatorul este:
NOOBZ ADVERTISING SRL
CUI: 34098648
Nr. Registrul Comerțului: J23/5925/2018
Sediul social: Str. Rândunicii nr. 13, Vila 6, Tunari, Ilfov, România
1.2. shop.dincolodeneputinta.ro
Pentru prelucrările realizate în legătură cu shop.dincolodeneputinta.ro, comenzile, produsele și serviciile comercializate prin Shop, operatorul este:
SELF CONNECTION SRL
CUI: 45055936
Nr. Registrul Comerțului: J2024002727235
EUID: ROONRC.J2024002727235
Sediul social: Str. Rândunicii nr. 13, Vila 6, Tunari, Ilfov, România
Aplicarea unei Politici de Retenție și Ștergere comune nu modifică separarea juridică dintre cele două societăți și nici responsabilitățile fiecărui operator pentru prelucrările pe care le realizează.
Pentru solicitări privind retenția, ștergerea datelor sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor: [email protected]
2. PRINCIPIUL GENERAL PRIVIND PĂSTRAREA DATELOR
NOOBZ ADVERTISING SRL și SELF CONNECTION SRL nu urmăresc păstrarea datelor cu caracter personal pe termen nelimitat.
Fiecare operator păstrează datele aflate sub responsabilitatea sa numai atât timp cât este necesar, după caz, pentru:
furnizarea Platformei, Shop-ului, produsului sau serviciului și executarea raportului contractual;
menținerea continuității contului, atunci când această regulă este aplicabilă;
gestionarea comenzilor, achizițiilor și serviciilor;
îndeplinirea obligațiilor legale;
soluționarea solicitărilor și reclamațiilor;
securitatea și integritatea sistemelor;
constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi;
alte scopuri pentru care există un temei juridic valabil.
Perioadele de păstrare pot fi diferite în funcție de operator, categoria datelor, produsul sau serviciul utilizat și scopul pentru care datele sunt prelucrate.
Regula generală de 12 luni de la expirarea ultimului Abonament activ, descrisă în prezenta Politică, este o regulă specifică datelor eligibile asociate contului Platformei și nu reprezintă un termen general aplicabil tuturor datelor prelucrate în ecosistem sau tuturor datelor aferente Shop-ului.
PARTEA I – RETENȚIA DATELOR ASOCIATE PLATFORMEI ȘI ABONAMENTELOR
Secțiunile 3–9 de mai jos reglementează în mod specific retenția datelor eligibile asociate contului Platformei DINCOLO DE NEPUTINȚĂ® și Abonamentelor furnizate de NOOBZ ADVERTISING SRL.
Termenul general de 12 luni prevăzut în această Parte nu se aplică automat datelor aferente comenzilor, produselor sau serviciilor furnizate prin Shop de SELF CONNECTION SRL și nici datelor pentru care există un termen legal ori un alt criteriu distinct de retenție.
3. ABONAMENT ACTIV
Pe durata unui Abonament activ, datele necesare furnizării Platformei sunt păstrate în măsura necesară funcționării serviciului.
Acestea pot include, după caz:
datele contului;
datele privind Abonamentul;
Pilonul sau Pilonii selectați;
progresul;
Fundamentele parcurse;
quiz-urile de verificare aferente Fundamentelor și starea finalizării acestora;
Procesele începute sau finalizate;
etapele și Misiunile parcurse;
răspunsurile criptate din Spațiul Privat;
metadatele Proceselor;
informațiile privind Comunitatea;
acceptările și confirmările contractuale;
informațiile tehnice și de securitate;
solicitările transmise prin Asistență;
alte informații necesare furnizării Platformei.
Expirarea Abonamentului nu determină ștergerea instantanee a tuturor acestor date.
4. EXPIRAREA ABONAMENTULUI
La expirarea ultimului Abonament activ, Membrul pierde accesul la funcționalitățile rezervate unui Abonament activ, în condițiile prevăzute de Politica Abonamentelor și Termenii și Condițiile Platformei.
Expirarea accesului și ștergerea datelor sunt operațiuni distincte.
După expirarea ultimului Abonament activ începe perioada generală de retenție prevăzută de prezenta Politică.
5. PERIOADA GENERALĂ DE RETENȚIE - 12 LUNI
În configurația actuală a Platformei, datele eligibile asociate contului sunt păstrate pentru o perioadă de 12 luni de la data expirării ultimului Abonament activ, dacă Utilizatorul nu solicită anterior ștergerea acestora în condițiile legii și dacă nu intervine un alt motiv care impune sau justifică ștergerea anterioară.
Aceasta este data de referință de la care se calculează perioada generală de retenție.
Scopul acestei perioade este, în principal, de a permite continuitatea contului și recuperarea datelor încă existente dacă fostul Membru decide să reactiveze Abonamentul în acest interval.
Regula de 12 luni nu înseamnă că toate datele asociate unei persoane sunt șterse obligatoriu la aceeași dată.
Anumite categorii de date pot avea termene distincte atunci când păstrarea lor este impusă sau permisă de legislația aplicabilă ori justificată de un alt temei juridic.
6. CE DATE POT FI PĂSTRATE ÎN PERIOADA DE 12 LUNI
În perioada generală de retenție pot fi păstrate, după caz:
contul Utilizatorului;
numele și prenumele;
adresa de e-mail asociată contului;
identificatorul contului;
informațiile privind istoricul Abonamentului;
Pilonul sau Pilonii selectați;
progresul în Platformă;
Fundamentele parcurse;
quiz-urile de verificare aferente Fundamentelor și starea acestora;
Procesele începute sau finalizate;
etapele și Misiunile;
răspunsurile criptate existente în Spațiul Privat;
metadatele asociate Proceselor;
datele relevante privind Comunitatea;
anumite preferințe și setări;
alte date operaționale necesare păstrării continuității contului.
În această perioadă, păstrarea datelor nu înseamnă că fostul Membru beneficiază în continuare de acces la funcționalitățile rezervate unui Abonament activ.
7. REACTIVAREA ÎN INTERVALUL DE 12 LUNI
Dacă fostul Membru achiziționează și activează un nou Abonament înainte de expirarea perioadei generale de retenție, datele încă existente în cont pot redeveni disponibile, în limitele noului Abonament și ale funcționalităților Platformei.
În această situație, perioada de ștergere aferentă inactivității nu mai continuă să curgă cât timp există un nou Abonament activ.
Dacă acest nou Abonament expiră ulterior, o nouă perioadă generală de retenție de maximum 12 luni începe să curgă de la data expirării acestui ultim Abonament activ.
Reactivarea nu poate restaura date care au fost deja șterse anterior, inclusiv date șterse voluntar de Utilizator.
8. NOTIFICAREA ÎNAINTE DE ȘTERGERE
Înainte de expirarea perioadei generale de retenție, Platforma transmite fostului Membru notificări privind apropierea ștergerii datelor eligibile.
În configurația actuală sunt prevăzute notificări:
cu aproximativ 30 de zile înainte de ștergere;
cu aproximativ 7 zile înainte de ștergere.
Notificările sunt transmise la adresa de e-mail asociată contului.
Acestea pot informa persoana, după caz, despre:
apropierea termenului de ștergere;
consecințele ștergerii;
posibilitatea reactivării Abonamentului înainte de expirarea termenului;
necesitatea descărcării informațiilor sau documentelor pe care dorește să le păstreze;
caracterul ireversibil al anumitor operațiuni de ștergere.
Utilizatorul este responsabil pentru menținerea unei adrese de e-mail valide și accesibile asociate contului.
9. ȘTERGEREA LA EXPIRAREA CELOR 12 LUNI
Dacă persoana nu reactivează un Abonament înainte de expirarea perioadei generale de retenție, datele eligibile asociate contului pentru care nu mai există un scop și un temei juridic de păstrare sunt eliminate din sistemele active potrivit mecanismelor Platformei, sub rezerva datelor care trebuie sau pot fi păstrate în continuare potrivit Secțiunii 11 și celorlalte prevederi ale prezentei Politici.
Ștergerea poate include, după caz:
contul;
progresul;
Pilonii selectați;
informațiile privind parcurgerea Fundamentelor;
datele operaționale ale Proceselor;
răspunsurile criptate din Spațiul Privat;
metadatele care nu mai trebuie păstrate;
alte informații asociate contului pentru care nu mai există un scop și un temei de păstrare.
După ștergere, aceste date nu mai pot fi utilizate pentru restaurarea contului prin simpla achiziționare a unui nou Abonament.
Dacă persoana revine ulterior pe Platformă, aceasta poate începe utilizarea în condițiile aplicabile unui cont nou, fără garanția recuperării istoricului șters.
PARTEA II – RETENȚIA DATELOR ASOCIATE SHOP-ULUI
10. DATELE ASOCIATE COMENZILOR, PRODUSELOR ȘI SERVICIILOR DIN SHOP
Datele prelucrate de SELF CONNECTION SRL în legătură cu shop.dincolodeneputinta.ro sunt păstrate pentru perioadele necesare scopurilor pentru care au fost colectate și în conformitate cu obligațiile legale aplicabile.
Aceste date pot include, după caz:
date de identificare și contact;
date asociate contului de client;
date de facturare;
informații privind comenzile;
produsele sau serviciile achiziționate;
informații privind plățile și rambursările;
date privind livrarea, atunci când există livrare;
solicitări transmise prin Asistență;
informații privind programările și participarea la servicii, atunci când asemenea servicii sunt disponibile prin Shop;
solicitări privind retragerea din contract;
acceptări și confirmări contractuale;
alte date necesare executării contractului sau îndeplinirii obligațiilor legale.
Datele aferente unei achiziții din Shop nu sunt supuse automat termenului de 12 luni aplicabil datelor eligibile ale contului Platformei după expirarea unui Abonament.
Termenul aplicabil fiecărei categorii de date este determinat în funcție de scopul prelucrării, obligațiile legale aplicabile, necesitatea demonstrării executării contractului și, atunci când este cazul, necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi.
În cazul în care datele nu mai sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate și nu există o obligație legală sau un alt temei juridic pentru păstrarea lor, acestea sunt șterse sau anonimizate, după caz.
11. DATELE CARE NU SE ȘTERG AUTOMAT ODATĂ CU CONTUL
Ștergerea unui cont, expirarea perioadei generale de retenție aplicabile Platformei sau încetarea utilizării unui produs ori serviciu nu determină ștergerea datelor pe care NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL, după caz, trebuie sau sunt îndreptățite să le păstreze în continuare în baza unui temei juridic distinct.
Acestea pot include, după caz:
facturi;
documente financiar-contabile;
evidențe fiscale;
informații privind tranzacțiile;
dovezi privind încheierea și executarea contractului;
dovezi privind acceptarea Termenilor și Condițiilor și a altor documente;
dovezi privind acordurile, confirmările sau consimțămintele exprimate;
informații privind exercitarea dreptului de retragere;
evidențe necesare soluționării unor reclamații;
informații necesare constatării, exercitării sau apărării unui drept;
informații pe care operatorul este obligat să le păstreze potrivit legislației aplicabile.
Aceste date sunt păstrate separat sau într-o formă adecvată scopului pentru perioada justificată de obligația legală sau de temeiul juridic aplicabil.
Ștergerea unui cont sau încetarea raportului contractual nu poate fi utilizată pentru eliminarea unor evidențe pe care operatorul relevant este obligat legal să le păstreze.
12. DATELE FINANCIAR-CONTABILE ȘI FISCALE
Datele și documentele necesare îndeplinirii obligațiilor financiar-contabile și fiscale sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă.
Acestea pot fi păstrate și după:
expirarea Abonamentului;
închiderea contului;
ștergerea voluntară a contului;
expirarea perioadei generale de 12 luni.
Aceste date nu sunt păstrate pentru continuarea utilizării Platformei sau Shop-ului, ci pentru îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile operatorului relevant, respectiv NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL, după caz.
13. DOVEZILE CONTRACTUALE
Operatorul relevant poate păstra informații necesare demonstrării raportului contractual, a comenzilor, achizițiilor, serviciilor și operațiunilor efectuate de Utilizator.
Acestea pot include, după caz:
documentul sau condițiile acceptate;
versiunea documentului;
data și ora acceptării;
identificatorul Utilizatorului;
identificarea Abonamentului, comenzii, produsului, serviciului sau tranzacției;
dovada unei căsuțe de bifare;
acordurile prealabile exprese;
confirmările privind începerea executării;
confirmările privind dreptul de retragere;
acceptarea Cadrului General de Siguranță;
alte manifestări de voință relevante contractual.
Aceste evidențe pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale și contractuale și pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor.
Secțiunile următoare privind Spațiul Privat, răspunsurile din Procese și PDF-urile generate se aplică exclusiv Platformei dincolodeneputinta.ro operate contractual de NOOBZ ADVERTISING SRL.
14. RĂSPUNSURILE DIN SPAȚIUL PRIVAT
Răspunsurile personale introduse de Utilizator în cadrul anumitor Procese sunt protejate prin mecanismul Spațiului Privat.
În implementarea actuală, conținutul răspunsurilor este criptat local în browserul Utilizatorului înainte de transmiterea către server, utilizând mecanismul descris în Politica de Confidențialitate.
Răspunsurile criptate pot fi păstrate pe durata Abonamentului activ și ulterior, în cadrul perioadei generale de retenție de maximum 12 luni de la expirarea ultimului Abonament activ.
Dacă Abonamentul nu este reactivat în acest interval, răspunsurile criptate eligibile pentru ștergere sunt eliminate din baza de date activă.
15. ȘTERGEREA VOLUNTARĂ A RĂSPUNSURILOR DIN PROCESE
Utilizatorul poate utiliza funcționalitățile disponibile în Platformă pentru ștergerea răspunsurilor sale, în condițiile prevăzute de aceasta.
Atunci când Utilizatorul confirmă o operațiune de ștergere definitivă, înregistrările vizate sunt eliminate din baza de date activă prin mecanismele aplicației.
O asemenea operațiune poate fi ireversibilă.
Utilizatorului îi revine responsabilitatea de a genera și descărca, înainte de ștergere, documentele sau informațiile pe care dorește să le păstreze și pentru care Platforma pune la dispoziție o funcționalitate de export.
16. PIERDEREA PAROLEI SPAȚIULUI PRIVAT ȘI RESETAREA
Parola Spațiului Privat nu poate fi recuperată de Platformă.
Dacă Utilizatorul pierde sau uită această parolă, NOOBZ ADVERTISING SRL nu poate decripta în numele său răspunsurile existente.
Pierderea parolei nu determină automat ștergerea răspunsurilor, deoarece Platforma nu poate stabili dacă Utilizatorul și-a pierdut efectiv parola.
Utilizatorul poate iniția procedura disponibilă pentru resetarea Spațiului Privat.
Pentru configurarea unei noi Parole a Spațiului Privat poate fi necesară ștergerea răspunsurilor criptate cu cheia derivată din parola anterioară.
Înainte de efectuarea ștergerii, Platforma prezintă Utilizatorului consecințele operațiunii și solicită confirmarea explicită a acesteia.
17. DOCUMENTELE PDF GENERATE DIN PROCESE
Documentele PDF generate din răspunsurile completate în Procese sunt construite local, în browserul Utilizatorului.
Platforma nu generează și nu păstrează în Odoo o copie a documentului PDF și nu îl salvează ca atașament asociat contului.
După descărcare, fișierul se află sub controlul Utilizatorului.
În consecință:
ștergerea răspunsurilor din Platformă nu șterge PDF-urile descărcate anterior;
ștergerea contului nu șterge documentele existente pe dispozitivul Utilizatorului;
expirarea perioadei de retenție nu afectează copiile locale;
Platforma nu poate șterge fișierele păstrate de Utilizator pe propriile dispozitive sau în servicii externe.
Utilizatorul este responsabil pentru păstrarea și securizarea acestor copii.
18. INFORMAȚIA TEHNICĂ PRIVIND DESCĂRCAREA PDF-ULUI
Platforma poate păstra informația tehnică privind faptul că funcționalitatea de generare sau descărcare PDF a fost utilizată pentru un anumit Proces.
Această informație:
nu reprezintă documentul PDF;
nu conține în clar răspunsurile incluse în document;
poate fi utilizată pentru funcționarea mecanismelor Proceselor.
Retenția acestei informații urmează regulile aplicabile datelor operaționale asociate contului, dacă nu există un alt scop legitim și un alt termen aplicabil.
19. DATELE AFERENTE QUIZULUI DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®
Quizul DINCOLO DE NEPUTINȚĂ® este o funcționalitate gratuită a Platformei, disponibilă înainte de alegerea și activarea unui Abonament, prin care persoana poate identifica Pilonul sau Pilonii care îi solicită atenția în momentul completării.
În timpul completării Quizului, răspunsurile selectate sunt prelucrate temporar de sistem exclusiv în măsura necesară calculării rezultatului și afișării recomandării corespunzătoare.
Întrebările și răspunsurile din Quiz pot implica informații care dezvăluie sau pot permite deducerea unor aspecte privind sănătatea fizică sau emoțională a persoanei. Aceste informații sunt prelucrate pe baza consimțământului explicit exprimat de persoană înainte de completarea Quizului.
În configurația actuală a Platformei, răspunsurile furnizate în cadrul Quizului nu sunt stocate și nu sunt păstrate după generarea rezultatului.
Răspunsurile individuale nu sunt păstrate în contul Utilizatorului și nu fac parte din datele supuse perioadei generale de retenție de 12 luni aplicabile contului Platformei.
Pot fi păstrate separat, atunci când este necesar, numai datele care nu reprezintă răspunsurile individuale la Quiz și pentru care există un scop și un temei juridic distinct, precum:
adresa de e-mail furnizată de persoană, atunci când aceasta este necesară pentru funcționalitatea solicitată sau pentru comunicările pentru care există un temei juridic valabil;
dovada consimțământului explicit exprimat pentru prelucrarea datelor furnizate în cadrul Quizului;
dovada altor consimțăminte sau opțiuni exprimate separat, inclusiv, după caz, consimțământul pentru comunicări de marketing;
informații tehnice și de securitate strict necesare funcționării, protejării și demonstrării utilizării conforme a Platformei.
Aceste date sunt păstrate numai atât timp cât este necesar scopului și temeiului juridic aplicabil fiecărei categorii.
Datele utilizate pentru marketing urmează regulile prevăzute la secțiunea DATELE UTILIZATE PENTRU MARKETING.
Dovezile privind consimțămintele exprimate sau retrase pot fi păstrate separat atât timp cât este justificat pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale.
Faptul că anumite dovezi privind consimțământul, adresa de e-mail sau informații tehnice pot fi păstrate nu determină păstrarea răspunsurilor individuale furnizate în cadrul Quizului.
20. ȘTERGEREA VOLUNTARĂ A CONTULUI
În ceea ce privește contul Platformei dincolodeneputinta.ro, Utilizatorul poate solicita sau, atunci când funcționalitatea este disponibilă, poate iniția ștergerea contului înainte de expirarea perioadei generale de retenție aplicabile acestuia.
Ștergerea voluntară a contului este distinctă de simpla expirare sau oprire a reînnoirii Abonamentului.
Înainte de confirmarea ștergerii, Platforma trebuie să informeze Utilizatorul asupra consecințelor operațiunii.
Acestea pot include pierderea:
accesului la cont;
progresului;
Pilonilor selectați;
istoricului operațional;
răspunsurilor din Spațiul Privat;
datelor eligibile din Procese;
posibilității de generare ulterioară a PDF-urilor pe baza datelor șterse;
altor informații asociate contului.
Ștergerea voluntară a contului nu generează, prin ea însăși, dreptul la rambursarea perioadei de Abonament deja achitate, în condițiile prevăzute de Politica de Retragere.
21. CONFIRMAREA ȘTERGERII VOLUNTARE
Atunci când Utilizatorul inițiază ștergerea voluntară a contului, Platforma îi prezintă, înainte de executarea operațiunii, o informare clară privind consecințele ștergerii.
Utilizatorului îi este comunicat că datele eligibile asociate contului vor fi șterse și că restaurarea acestora poate deveni imposibilă.
Ștergerea este inițiată numai după confirmarea expresă a Utilizatorului prin mecanismul pus la dispoziție de Platformă.
Atunci când este necesar pentru securitatea contului, Platforma poate solicita autentificarea sau reverificarea identității înainte de executarea operațiunii.
22. ȘTERGEREA ȘI ABONAMENTUL ACTIV
Dacă Utilizatorul solicită ștergerea contului în timp ce deține un Abonament activ, acesta trebuie informat că ștergerea contului determină încetarea accesului la Platformă.
Ștergerea contului nu reprezintă, prin ea însăși, exercitarea dreptului legal de retragere din contract și nu generează automat o rambursare.
Dacă Utilizatorul dorește să exercite un drept legal de retragere, acesta trebuie să utilizeze mecanismul aplicabil retragerii, în condițiile Politicii de Retragere.
Drepturile obligatorii ale consumatorului rămân neafectate.
23. DATELE DIN COMUNITATE
Datele asociate participării în Comunitate pot include:
numele și prenumele;
informațiile de profil;
postările;
comentariile;
răspunsurile;
interacțiunile;
informațiile privind acțiunile eligibile pentru acordarea de XP și PUNCTE DISPONIBILE;
XP TOTAL acumulat;
PUNCTELE DISPONIBILE;
rangul corespunzător XP TOTAL;
informațiile privind generarea voucherelor prin utilizarea PUNCTELOR DISPONIBILE;
alte informații publicate sau generate prin utilizarea funcționalităților Comunității.
XP TOTAL reprezintă istoricul progresului Utilizatorului în cadrul mecanismului de participare al Platformei și nu se consumă la generarea unui voucher. PUNCTELE DISPONIBILE pot fi diminuate atunci când Utilizatorul le transformă într-un voucher, potrivit regulilor aplicabile Platformei.
Datele privind XP TOTAL, PUNCTELE DISPONIBILE, rangul și operațiunile de generare a voucherelor pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru funcționarea mecanismului, continuitatea contului, prevenirea utilizării incorecte, evidența operațiunilor și soluționarea eventualelor solicitări sau dispute.
Datele eligibile asociate Comunității pot fi supuse regulilor generale de retenție aplicabile contului, în măsura în care nu există un motiv distinct pentru păstrarea sau eliminarea lor.
La ștergerea contului, conținutul publicat anterior în Comunitate poate fi șters sau, atunci când există un temei juridic pentru păstrarea structurii conversațiilor, anonimizat astfel încât să nu mai fie asociat în mod rezonabil cu identitatea fostului Utilizator. Modalitatea concretă de gestionare depinde de natura conținutului, funcționarea tehnică a Comunității și temeiul juridic aplicabil.
Regulile operaționale privind Comunitatea sunt completate prin Regulamentul Comunității.
24. DATELE DIN ASISTENȚĂ / HELPDESK
Solicitările transmise prin funcționalitatea comună ASISTENȚĂ, disponibilă în cadrul ecosistemului DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®, sunt gestionate prin aplicația Helpdesk din Odoo și pot privi Platforma, Shop-ul, un cont, o comandă, un produs sau un serviciu.
Acestea pot conține:
date de identificare;
date de contact;
informații despre cont;
informații despre comandă, produs sau serviciu;
informații tehnice;
istoricul solicitării;
răspunsurile oferite;
informații privind soluționarea problemei.
Aceste date sunt păstrate pentru perioada necesară soluționării solicitării și, ulterior, atât timp cât este justificat pentru evidența operațională, securitate, demonstrarea soluționării sau apărarea unor drepturi.
Solicitările care devin relevante pentru un litigiu, o reclamație, o obligație legală sau apărarea unui drept pot fi păstrate pentru perioada necesară scopului respectiv.
Operatorul relevant pentru datele cuprinse într-o solicitare este determinat în funcție de domeniul, produsul, serviciul sau raportul contractual la care se referă solicitarea, respectiv NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL, după caz.
25. DATELE PRIVIND RETRAGEREA DIN CONTRACT
Solicitările transmise prin funcționalitatea RETRAGERE DIN CONTRACT și dovezile aferente pot fi păstrate separat de cont atunci când acest lucru este necesar pentru:
demonstrarea datei și orei solicitării;
identificarea contractului;
demonstrarea modului de soluționare;
îndeplinirea obligațiilor privind protecția consumatorului;
soluționarea unei reclamații;
apărarea unui drept.
Solicitarea de retragere este gestionată de NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL, după caz, în funcție de operatorul/furnizorul contractului pentru care este exercitat dreptul de retragere.
În consecință, ștergerea ulterioară a contului nu presupune automat eliminarea dovezilor pe care operatorul trebuie sau este îndreptățit să le păstreze în legătură cu solicitarea de retragere.
26. DATELE PRIVIND PLĂȚILE
Datele privind plățile pot fi păstrate în măsura necesară pentru:
evidența tranzacțiilor;
gestionarea Abonamentului, comenzii, produsului sau serviciului achiziționat;
identificarea plăților;
soluționarea plăților duplicate sau eronate;
rambursări;
prevenirea sau investigarea fraudelor;
obligații financiar-contabile;
soluționarea unor dispute.
Datele complete ale cardului și codul CVV nu sunt păstrate de NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL ca parte a contului Utilizatorului.
Procesarea plăților online este realizată prin Stripe, potrivit configurației aplicabile și condițiilor serviciului de plată.
Datele privind tranzacția care sunt necesare operatorului relevant pentru evidența plății, executarea contractului, facturare, rambursare, soluționarea disputelor sau îndeplinirea obligațiilor legale pot fi păstrate potrivit termenelor aplicabile acestor scopuri.
27. DATELE ASOCIATE COOKIE-URILOR ȘI TEHNOLOGIILOR SIMILARE
Datele colectate prin cookie-uri și tehnologii similare sunt păstrate în funcție de categoria și durata tehnologiei respective.
Aceste perioade nu sunt stabilite prin regula generală de 12 luni aplicabilă conturilor inactive.
Duratele și regulile aplicabile sunt prezentate în Politica de Cookies și în mecanismul de gestionare a consimțământului.
Atunci când o tehnologie se bazează pe consimțământ, retragerea consimțământului împiedică utilizarea viitoare a respectivei tehnologii în condițiile aplicabile, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
28. DATELE UTILIZATE PENTRU MARKETING
Datele prelucrate în baza consimțământului pentru marketing sunt păstrate până la:
retragerea consimțământului;
opoziția persoanei, atunci când este aplicabilă;
încetarea scopului pentru care au fost colectate;
intervenirea unui alt motiv care impune ștergerea.
Operatorul relevant poate păstra o evidență minimă privind retragerea consimțământului sau opoziția, atunci când aceasta este necesară pentru a demonstra și respecta faptul că persoana nu mai dorește comunicări de marketing.
Ștergerea contului și dezabonarea de la marketing sunt operațiuni distincte.
În cazul persoanelor care furnizează adresa de e-mail în cadrul Quizului DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®, utilizarea adresei de e-mail pentru transmiterea comunicărilor de marketing este distinctă de utilizarea acesteia în scopurile funcționale ale Quizului.
Dacă persoana își exprimă consimțământul pentru marketing, datele utilizate în acest scop urmează regulile de retenție prevăzute în prezenta secțiune.
Retragerea consimțământului pentru marketing nu determină, prin ea însăși, ștergerea datelor care trebuie sau pot fi păstrate separat în baza unui alt temei juridic, inclusiv a dovezilor privind consimțămintele sau opțiunile exprimate. Răspunsurile individuale furnizate în cadrul Quizului nu sunt păstrate după generarea rezultatului.
Operatorul poate păstra o evidență minimă a consimțământului și/sau a retragerii acestuia atât timp cât este necesar pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale.
29. LOGURILE TEHNICE ȘI DE SECURITATE
Platforma, Shop-ul și infrastructura tehnică aferentă pot genera și păstra anumite loguri și informații tehnice pentru:
securitate;
detectarea incidentelor;
prevenirea accesului neautorizat;
depanare;
funcționarea infrastructurii;
investigarea abuzurilor;
protejarea Platformei, Shop-ului, infrastructurii și Utilizatorilor.
Aceste date sunt păstrate pentru perioada justificată de scopul tehnic și de securitate pentru care au fost colectate.
Atunci când un log devine relevant pentru investigarea unui incident sau apărarea unui drept, acesta poate fi păstrat pentru perioada necesară situației respective.
30. COPIILE DE SIGURANȚĂ - BACKUP
După ștergerea datelor din sistemele active, anumite date pot continua să existe temporar în copiile de siguranță realizate anterior ștergerii.
Aceste copii sunt păstrate și eliminate conform ciclurilor de retenție și procedurilor tehnice ale furnizorilor de infrastructură utilizați pentru Platformă și/sau Shop, după caz, și nu sunt utilizate în scopuri operaționale curente.
Datele existente exclusiv în copiile de siguranță sunt eliminate odată cu expirarea, suprascrierea sau eliminarea respectivelor copii, potrivit politicilor de retenție și procedurilor tehnice aplicabile infrastructurii utilizate.
Existența temporară a unor date în backup după ștergerea lor din baza activă nu înseamnă că respectivele date sunt menținute în cont pentru utilizarea curentă.
31. RESTAURAREA UNUI BACKUP
Copiile de siguranță sunt destinate securității, continuității și restaurării serviciului în situații tehnice care necesită acest lucru.
Ele nu sunt utilizate în mod obișnuit pentru recuperarea individuală a datelor șterse la cererea unui Utilizator.
În cazul în care o restaurare tehnică a infrastructurii ar readuce temporar date care fuseseră anterior șterse din sistemul activ, operatorul va urmări reaplicarea măsurilor de ștergere relevante, în măsura în care acest lucru este necesar și posibil în cadrul infrastructurii utilizate.
32. FURNIZORII DE INFRASTRUCTURĂ
Platforma și Shop-ul utilizează servicii furnizate de terți, inclusiv infrastructura Odoo S.A. și serviciile necesare procesării plăților.
Anumite date pot exista în sistemele furnizorilor în măsura necesară furnizării serviciilor respective și potrivit ciclurilor tehnice de retenție, obligațiilor contractuale și legislației aplicabile.
NOOBZ ADVERTISING SRL și SELF CONNECTION SRL, fiecare pentru prelucrările aflate sub responsabilitatea sa, urmăresc ca utilizarea furnizorilor care prelucrează date în numele lor să fie realizată în condițiile prevăzute de legislația privind protecția datelor.
33. CEREREA DE ȘTERGERE ÎN TEMEIUL GDPR
Regulile automate privind ștergerea conturilor inactive nu înlocuiesc dreptul persoanei de a solicita ștergerea datelor în cazurile prevăzute de legislația privind protecția datelor.
Persoana vizată poate transmite o solicitare la: [email protected]
Solicitarea este gestionată de operatorul relevant, respectiv NOOBZ ADVERTISING SRL sau SELF CONNECTION SRL, în funcție de domeniul, produsul, serviciul, raportul contractual și datele vizate de solicitare.
Solicitarea este analizată în raport cu:
datele vizate;
scopurile prelucrării;
temeiurile juridice existente;
obligațiile legale ale operatorului;
eventualele drepturi care trebuie protejate;
limitările tehnice aplicabile anumitor date criptate.
Dacă sunt îndeplinite condițiile legale, datele eligibile sunt șterse.
Persoana vizată beneficiază, de asemenea, de dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, în condițiile legislației aplicabile.
34. DREPTUL LA ȘTERGERE NU ESTE ABSOLUT
O cerere de ștergere nu determină automat eliminarea tuturor informațiilor referitoare la persoană.
Operatorul poate continua să păstreze anumite date atunci când acest lucru este necesar și permis de lege, inclusiv pentru:
îndeplinirea unei obligații legale;
respectarea obligațiilor fiscale sau contabile;
constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
soluționarea unui litigiu sau a unei reclamații;
alte situații prevăzute de legislația aplicabilă.
Atunci când este posibil și adecvat, datele care nu mai sunt necesare pentru scopurile operaționale sunt separate sau accesul la acestea este limitat potrivit scopului rămas.
35. IDENTIFICAREA SOLICITANTULUI
Înainte de executarea unei solicitări de ștergere care ar putea afecta ireversibil datele unei persoane, operatorul poate lua măsuri rezonabile pentru verificarea identității solicitantului.
Atunci când există îndoieli rezonabile privind identitatea persoanei, pot fi solicitate informații suplimentare strict necesare verificării.
Operatorul nu va solicita mai multe date decât este rezonabil necesar pentru această verificare.
36. DATELE CRIPTATE ȘI EXERCITAREA DREPTULUI LA ȘTERGERE
Faptul că operatorul nu deține Parola Spațiului Privat și nu poate decripta în mod obișnuit conținutul răspunsurilor nu împiedică ștergerea formei criptate a datelor atunci când aceasta poate fi identificată tehnic și ștergerea este aplicabilă.
Operatorul poate identifica și gestiona, după caz:
înregistrarea criptată;
contul căruia îi este asociată;
metadatele;
identificatorii tehnici necesari.
Ștergerea formei criptate determină pierderea posibilității de decriptare ulterioară prin Platformă a respectivei înregistrări.
37. ANONIMIZAREA
În anumite situații, în locul păstrării datelor cu caracter personal poate fi utilizată anonimizarea, atunci când aceasta este adecvată scopului urmărit.
Datele anonimizate în mod efectiv, astfel încât persoana să nu mai poată fi identificată în mod rezonabil, nu mai constituie date cu caracter personal în sensul legislației aplicabile.
Anonimizarea nu trebuie confundată cu simpla pseudonimizare sau ascundere a unor câmpuri.
38. ȘTERGEREA DATELOR NU AFECTEAZĂ COPIILE AFLATE LA UTILIZATOR
Operatorul poate șterge numai datele aflate sub controlul său sau al furnizorilor săi, în limitele raporturilor aplicabile.
Ștergerea datelor din Platformă, Shop sau din sistemele aflate sub controlul operatorului relevant nu determină ștergerea:
PDF-urilor descărcate anterior;
capturilor de ecran realizate de Utilizator;
fișierelor salvate pe dispozitivele sale;
copiilor încărcate de acesta în servicii externe;
informațiilor transmise voluntar altor persoane.
După descărcarea sau copierea informațiilor în afara Platformei ori Shop-ului, responsabilitatea privind păstrarea și securizarea acestora revine persoanei care controlează respectivele copii.
39. ȘTERGEREA ȘI COMUNICĂRILE PRIN E-MAIL
Ștergerea contului nu determină în mod necesar ștergerea instantanee a tuturor mesajelor e-mail trimise sau primite anterior în legătură cu raportul contractual.
Anumite comunicări pot fi păstrate atunci când sunt necesare pentru:
demonstrarea unei tranzacții;
soluționarea unei solicitări;
respectarea unei obligații legale;
apărarea unui drept;
securitate.
Aceste comunicări nu vor fi păstrate mai mult decât este justificat de scopul aplicabil.
40. SUSPENDAREA ȘTERGERII ÎN SITUAȚII JUSTIFICATE
Dacă anumite date sunt relevante pentru:
un litigiu;
o investigație;
o reclamație;
o fraudă suspectată;
un incident de securitate;
o obligație legală;
exercitarea sau apărarea unui drept,
ștergerea acelor date poate fi suspendată în măsura și pentru perioada necesară scopului respectiv.
Această excepție nu justifică păstrarea nedeterminată a tuturor datelor contului.
După încetarea motivului care a justificat păstrarea, datele sunt reevaluate și, dacă nu mai există un temei pentru retenție, sunt șterse potrivit regulilor aplicabile.
41. MINIMIZAREA DATELOR DUPĂ ÎNCETAREA SCOPULUI
Atunci când numai o parte dintre date trebuie păstrată în continuare pentru un scop legal sau legitim, operatorul urmărește să nu mențină inutil toate datele asociate contului.
În măsura în care este posibil și adecvat, sunt păstrate numai informațiile necesare scopului rămas.
De exemplu, necesitatea păstrării unei facturi sau a dovezii unei tranzacții nu justifică, prin ea însăși, păstrarea răspunsurilor personale din Spațiul Privat după expirarea perioadei aplicabile acestora.
42. RESPONSABILITATEA UTILIZATORULUI ÎNAINTE DE ȘTERGERE
Înainte de expirarea unei perioade de retenție sau înainte de inițierea voluntară a unei ștergeri, Utilizatorul este responsabil să păstreze local informațiile pe care dorește să le conserve și pentru care Platforma sau Shop-ul, după caz, oferă o funcționalitate de export sau descărcare.
În special, Utilizatorul trebuie să ia în considerare descărcarea documentelor PDF generate din Procese înainte ca răspunsurile necesare generării lor să fie șterse.
După ștergerea datelor sursă, Platforma poate să nu mai poată recrea documentele respective.
43. MODIFICAREA PERIOADELOR DE RETENȚIE
Perioadele de retenție pot fi modificate în viitor dacă acest lucru este necesar ca urmare a:
modificării legislației;
modificării obligațiilor legale;
schimbării infrastructurii;
introducerii unor noi funcționalități;
schimbării modului de furnizare a Platformei, Shop-ului, produselor sau serviciilor;
modificării riscurilor de securitate;
necesității aplicării principiului minimizării datelor.
Modificarea unei perioade de retenție nu va fi utilizată pentru păstrarea arbitrară sau nelimitată a datelor.
Atunci când modificarea afectează în mod semnificativ modul în care sunt prelucrate datele Utilizatorilor, aceștia vor fi informați în condițiile legislației aplicabile.
44. RAPORTUL CU POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE
Prezenta Politică detaliază componenta de retenție și ștergere a regulilor generale privind protecția datelor.
Pentru informații privind:
categoriile de date;
scopurile prelucrării;
temeiurile juridice;
destinatarii;
transferurile internaționale;
securitatea;
drepturile persoanei vizate;
cookie-urile și tehnologiile similare;
marketingul;
Spațiul Privat;
se aplică, după caz:
Politica de Confidențialitate dincolodeneputinta.ro, pentru prelucrările realizate în legătură cu Platforma operată de NOOBZ ADVERTISING SRL;
Politica de Confidențialitate shop.dincolodeneputinta.ro, pentru prelucrările realizate în legătură cu Shop-ul operat de SELF CONNECTION SRL.
Prezenta Politică de Retenție și Ștergere se interpretează împreună cu Politica de Confidențialitate corespunzătoare operatorului și prelucrării vizate.
45. RAPORTUL CU CELELALTE DOCUMENTE
Prezenta Politică se completează, după caz, cu:
Termenii și Condițiile Platformei;
Termenii și Condițiile Shop-ului;
Politica de Confidențialitate aplicabilă Platformei;
Politica de Confidențialitate aplicabilă Shop-ului;
Politica Abonamentelor;
Politica de Retragere;
Politica de Cookies;
Cadrul General de Siguranță;
Regulamentul Comunității, pentru Platformă;
Politica de Proprietate Intelectuală, în măsura în care este aplicabilă;
celelalte documente aplicabile produsului, serviciului sau domeniului relevant.
În cazul unei neconcordanțe, documentele sunt interpretate în conformitate cu legislația obligatorie aplicabilă și cu natura concretă a prelucrării.
46. MODIFICAREA POLITICII
Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări:
legislative;
tehnice;
operaționale;
contractuale;
ale infrastructurii;
ale mecanismelor de retenție și ștergere.
Versiunea și data ultimei actualizări sunt indicate la începutul documentului.
Dacă o modificare afectează semnificativ modul în care sunt păstrate sau șterse datele Utilizatorilor, aceștia vor fi informați prin mijloace adecvate.
47. CONTACT
Pentru întrebări privind retenția datelor, ștergerea contului, ștergerea datelor sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor:
E-mail: [email protected]
În funcție de domeniul, produsul, serviciul și prelucrarea vizată, solicitarea este gestionată de operatorul relevant:
NOOBZ ADVERTISING SRL – pentru dincolodeneputinta.ro și Platforma DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®;
SELF CONNECTION SRL – pentru shop.dincolodeneputinta.ro.
Pentru probleme exclusiv tehnice privind funcționarea contului sau a mecanismelor de ștergere poate fi utilizată și funcționalitatea comună ASISTENȚĂ disponibilă în ecosistemul DINCOLO DE NEPUTINȚĂ®.